왜 cubePAY인가?

과제 내 특정 활동이 완료되었다고 해서 곧바로 연구비 지급을 개시할 수 있는 것은 아닙니다. 사전에 합의된 연구비, 필수 데이터 검증, 그리고 승인 절차가 모두 일치해야 합니다. 이러한 요소들을 긴밀하게 연결하는 것이 바로 cubePAY의 목적입니다. cubePAY는 사전 구성된 지급 규칙과 EDC 데이터를 활용하여 지급 항목을 생성하고, 이를 지급 내역서로 취합하며, 검토 및 승인 절차를 지원합니다. 스폰서와 CRO를 위해 임상 활동에서 지급 내역서 생성에 이르는 구조화된 방식을 제공하며, 각 항목이 어떻게 생성되고 승인되었는지에 대한 전체 기록을 유지합니다.

임상 데이터와 지급 조건의 연결

연구비 지급 조건은 단순히 환자 방문이 이루어지는 것 이상을 요구할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 활동에 대한 연구비를 지급하기 전에 먼저 SDV가 완료되어야 할 수 있습니다.

cubePAY는 이러한 조건들을 EDC 데이터와 연결합니다. 관련 연구비 책정표(Fee schedule)의 승인 워크플로우가 완료되고 설정된 트리거 조건이 충족되면, 시스템은 정의된 연구비 기준에 따라 지급 항목을 자동으로 생성합니다. 이를 통해 지급 적격 활동을 수동으로 식별하고 해당 지급 내역을 일일이 재입력해야 하는 번거로움을 줄일 수 있습니다. 예를 들어, 한 번의 방문에 여러 지급 대상 평가 항목이 포함될 수 있습니다. '전체 충족(All Satisfied)' 규칙이 적용된 경우, cubePAY는 필요한 모든 조건이 충족될 때까지 대기한 후 지급 항목을 생성합니다. 반면 '항목별(Itemized)' 규칙을 적용하면 설정된 방문 요건에 따라 적격을 충족한 개별 평가 항목만을 반영할 수도 있습니다. 또한 대상자 상태에 따라 적격 여부를 결정할 수 있어, Screen failure와 같은 상황을 과제 기준에 맞춰 유연하게 처리할 수 있습니다.

과제별 합의된 연구비 반영

지급 조건 및 방식은 국가와 사이트마다 다를 수 있습니다. cubePAY는 자체 통화, 지급 항목, 세금 설정이 포함된 국가별 템플릿을 지원하며, 사이트별 연구비 책정표를 통해 한 단계 더 정밀한 맞춤 설정을 제공합니다. 재사용 가능한 마스터 항목은 연구비 정의를 위한 공통 기준점을 제공합니다. 이를 바탕으로 각 과제에 맞게 국가별 템플릿과 사이트 연구비 책정표를 구성함으로써, 팀은 현지 요구사항을 반영하면서도 일관된 구조를 유지할 수 있습니다. 모든 비용이 EDC 데이터에서 비롯되는 것은 아닙니다. 사이트 개시비와 같은 항목은 수동으로 추가할 수도 있습니다. 적용 가능한 간접비와 세율 역시 지급 워크플로우 내에서 유연하게 설정하고 계산할 수 있습니다.

통제된 승인 절차를 통한 적격 항목 관리

지급 항목 생성은 연구비 지급 개시를 위한 첫 단계에 불과합니다. 팀은 금액을 검토하고 지급 내역서에 필요한 승인이 완료되었는지 지속적으로 확인해야 합니다. cubePAY는 설정된 일정에 따라 지급 내역서 초안을 자동으로 생성할 수 있습니다. 정기 주기 외의 작업이 필요한 경우 사용자가 수동으로 내역서를 생성할 수도 있습니다. 생성된 내역서는 과제별로 설정된 전자서명 워크플로우를 따르므로, 포함된 항목을 체계적으로 검토하고 승인할 수 있는 명확한 프로세스를 제공합니다. 시스템은 지급 상태와 입력된 지급일을 기록하며, 내역서 정보를 바탕으로 지급 알림 발송을 지원합니다. 사이트나 대상자로의 실제 계좌 이체는 cubePAY 외부에서 진행됩니다. cubePAY의 핵심 역할은 계좌 이체를 직접 실행하는 것이 아니라, 지급 트리거와 관련된 증빙 기록을 체계적으로 관리하는 것입니다.

과제 진행에 따른 변경 사항의 추적성 유지

임상 데이터는 지급 항목이 생성된 후에도 변경될 수 있습니다. 예를 들어, 평가 수치가 수정되면 해당 활동과 연결된 연구비 금액이 달라질 수 있습니다. cubePAY는 내역서 워크플로우의 단계에 따라 이러한 변경 사항을 안전하게 처리합니다. 초안 상태의 내역서에 포함된 항목은 직접 수정할 수 있습니다. 내역서가 저장되었거나 서명 단계로 이동한 경우에는 정정 절차를 통해 원본 항목을 무효(Void) 상태로 보존하고, 원본 금액을 상계하는 항목과 대체 금액을 기록하는 항목을 상호 연결하여 생성합니다. 국가 템플릿과 사이트 연구비 책정표의 버전 관리 기능을 통해 과제 진행 중에도 지급 설정을 유연하게 변경할 수 있습니다. 감사 추적(Audit Trail)과 승인 이력은 지급 워크플로우 이면에 있는 모든 변경 사항과 의사결정에 대한 완전한 기록을 제공합니다.

지급 기록에 대한 가시성 확보

스폰서와 CRO는 어떤 항목이 생성되었고 워크플로우의 어느 단계에 있는지 명확히 파악할 수 있어야 합니다. cubePAY는 과제, 사이트, 대상자별 보고서 필터와 함께 대상자 및 내역서에 연동된 지급 항목 기록을 제공합니다. 이러한 기록을 통해 팀은 지급 항목의 산출 근거와 기록된 상태를 면밀히 검토할 수 있습니다. 데이터 추출(Export) 기능을 통해 시스템 외부 후속 작업을 지원하며, Audit Trail 이력을 통해 지급 준비 및 승인 단계의 완벽한 추적성을 보장합니다.

왜 cubePAY인가?

cubePAY는 임상 활동을 지급 개시에 필요한 규칙 및 승인 절차와 연결한다는 명확한 운영상의 필요를 해결합니다. EDC 데이터는 트리거를 제공하고, 사전 설정된 연구비는 금액을 결정하며, 내역서 워크플로우는 검토와 승인을 위한 통제된 경로를 제공합니다. 해당 프로세스에 보다 체계적인 구조를 도입하고자 하는 스폰서와 CRO를 위해, cubePAY는 지급 업무를 준비하고 문서화할 수 있는 전용 환경을 제공합니다.